Saklama İlkeleri
Özker Bilişim, kişisel verileri yalnızca işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklamayı hedefler. Sipariş, fatura, iade, garanti, teknik servis ve kullanıcı hesap kayıtları farklı hukuki ve operasyonel sürelerle saklanabilir. Saklama süresi belirlenirken mevzuat, uyuşmazlık riski, ticari kayıt yükümlülükleri ve kullanıcı taleplerinin ispatı dikkate alınır.
Veri Kategorileri ve Süre Yaklaşımı
| Veri grubu | Saklama amacı | Yaklaşım |
|---|---|---|
| Üyelik ve hesap verileri | Hesap yönetimi, güvenlik, giriş geçmişi | Üyelik devam ettiği sürece ve gerekli ek süre boyunca |
| Sipariş ve fatura verileri | Satış, muhasebe, garanti, iade, uyuşmazlık | İlgili mevzuat ve ticari kayıt süreleri kapsamında |
| Teknik servis talepleri | Servis geçmişi, cihaz değerlendirme, müşteri desteği | Hizmetin tamamlanması ve makul takip süreci boyunca |
| Pazarlama izinleri | Ticari ileti onayı/ret kaydının ispatı | İzin durumu ve mevzuat gereklilikleri süresince |
| Log kayıtları | Güvenlik, hata analizi, kötüye kullanım önleme | Güvenlik amacıyla sınırlı ve ölçülü sürelerle |
İmha Yöntemleri
Saklama sebebi ortadan kalktığında veriler silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanıyla imha edilir. Dijital kayıtlar erişim yetkileri kaldırılarak, güvenli silme prosedürleriyle veya anonimleştirme yöntemleriyle işlenir. Fiziksel kayıtlar varsa güvenli parçalama veya imha prosedürleri uygulanır.
Periyodik Kontrol
Veri envanteri, aktif kullanıcı kayıtları, tamamlanmış siparişler, eski destek talepleri, pasif kampanya izinleri ve log kayıtları düzenli aralıklarla gözden geçirilir. Gereksiz, mükerrer, süresi dolmuş veya amaçla ilgisi kalmayan kayıtların azaltılması hedeflenir.
İstisnalar
Bir uyuşmazlık, yasal talep, denetim, sahtecilik şüphesi, güvenlik olayı veya mali kayıt yükümlülüğü varsa ilgili veri, normal imha takviminden daha uzun süre saklanabilir. Bu durumda saklama yalnızca zorunlu amaçla sınırlı tutulur.